O trabalho está feito, as faturas foram enviadas, o aluguel é devido. E a conta bancária está vazia. Empreendedores, proprietários de pequenas empresas e consultores sabem que um fluxo previsível de dinheiro pode ser difícil de alcançar. É especialmente difícil quando você se encontra trabalhando com clientes que não pagam em dia, ou aqueles que parecem não ter nenhuma intenção de pagar.
Talvez seja desnecessário dizer, mas ficar sem dinheiro, incluindo a falta de pagamento no prazo, é uma das principais causas de startups que falham antes do tempo. Contratar uma empresa de cobrança ou criar condições para resolver isso? Veja a seguir como proceder.
Ações rápidas para reduzir a inadimplência agora na sua empresa
Neste post, vamos explorar várias dicas, ferramentas e estratégias acionáveis que podem ajudá-lo a extrair o pagamento de clientes não confiáveis e acabar com a inadimplência futura antes que ela comece.
Vamos nos concentrar em freelancers, contratados independentes e empresas individuais, e exploraremos vários componentes separados que você deve ter em mente ao aprender a lidar com esse problema. Esses incluem:
As habilidades organizacionais que você precisa para avaliar clientes e acompanhar aqueles que pagam atrasados. Alguns dos motivos comuns pelos quais um cliente pode não pagar a tempo, tanto acidentais quanto deliberados. Como falar com clientes que dão desculpas e como remediar a situação de uma maneira que funcione para todas as partes.
Como desenvolver um cronograma para lidar com clientes que pagam em atraso e, conforme necessário, escalar a situação ou reduzir suas perdas. Como manter seu profissionalismo, inclusive tomando medidas proativas para evitar atrasos nos pagamentos.
Pronto para começar? Mais importante, você está pronto para receber o pagamento? Afinal, se você está fazendo coisas e não é pago, isso é apenas um hobby.
Cliente não me pagou. O que agora?
Quantas horas de trabalho de alta qualidade você entregou para seus clientes? Em quanto desse trabalho você mergulhou sem um contrato em primeiro lugar? Espero que a resposta seja nenhuma.
Se você quer ser pago, não importa que tipo de chapéu você use, escritor-fantasma, consultor freelancer de SEO, desenvolvedor web, o primeiro passo é reservar um tempo para elaborar um contrato entre você e seus clientes. Você ficaria surpreso com a quantidade de contratados independentes e até donos de empresas que não se incomodam com esta etapa. A verdade é que não ter um contrato pode dificultar ou impossibilitar a ação legal se as coisas derem errado.
Um contrato é algo que protege tanto o freelancer quanto o cliente. Se você estiver lidando com alguém que está dando desculpas sobre por que eles não estão dispostos a assinar seu contrato, isso deve ser uma bandeira vermelha e potencialmente um disjuntor.
Seu contrato deve abordar esses itens e muito mais:
A natureza do trabalho a ser concluído;
O valor que seu cliente pagará por esse trabalho;
Prazos claros para todas as entregas ou serviços;
Prazos claros para pagamentos de clientes;
As etapas que você tomará se o cliente não pagar em dia.
Se houver mais alguma coisa que você queira definir sobre a natureza de sua relação de trabalho, inclua isso no contrato também.
Uma observação adicional sobre seu contrato: provavelmente é uma boa ideia exigir que seus clientes paguem um depósito adiantado antes de iniciar qualquer trabalho. Freelancers experientes geralmente recomendam um depósito de 25%. Isso é chamado de dinheiro sério, ajuda seus clientes a demonstrar que levam a sério o trabalho com você e que estão dispostos e são capazes de pagar pelo que desejam.
Não sabe por onde começar a escrever um contrato? Você pode encontrar alguns ótimos exemplos on-line que podem ser modificados para suas próprias necessidades. Existem outras cláusulas contratuais que você pode querer considerar também. Você não quer que a falta de informação resulte em uma folha de pagamento mais tarde porque você tinha um conjunto de expectativas e seu cliente tinha outro. Não tome nada como garantido.
Mas o mais importante, você precisa ter certeza de que a linguagem em seu contrato é clara em termos de quando você espera o pagamento pelo seu trabalho concluído. Não somos especialistas jurídicos, mas veja como pode ser esta seção do seu contrato:
Crie o botão do seu negócio
Faça sua lição de casa, depois organize-se e mantenha-se organizado. Boas habilidades organizacionais são uma parte importante para resolver esse problema e limpar o ar com clientes que pagam em atraso. Também pode ajudá-lo a perceber quando é hora de deixar um cliente ir.
Parte de se organizar na sua empresa, envolve criar seu próprio conjunto de expectativas realistas para os clientes e saber quando você está lidando com alguém que pode não se encaixar muito bem. Se você é novo, nem sempre pode ser exigente. No entanto, mesmo nos primeiros dias, você deve examinar seus clientes com antecedência e descobrir tudo o que puder sobre como eles se comportam.
Manter-se organizado envolve acompanhar todos os seus pagamentos e quando eles chegam. Todos somos culpados de sermos pegos pela emoção de ser pagos, mesmo que seja tarde. No entanto, você deve manter um registro detalhando quando cada um de seus clientes lhe paga e quando, para cada trabalho que você conclui.
Agora, à medida que você continua com sua empresa, anote cada vez que um cliente efetuar um pagamento. Anote a data e o valor. Faça outra anotação cada vez que eles estiverem atrasados com um pagamento.
Se você é um viciado em planilhas ou apenas tem muitos clientes a qualquer momento, pode criar uma versão mais sofisticada com colunas adicionais e formatação condicional. Por exemplo, você pode fazer com que a data de vencimento do pagamento mude para uma cor diferente conforme o tempo passa, como fizemos acima.
Então, se você vir padrões negativos surgindo com os mesmos clientes ao longo do tempo, isso é algo que você vai querer chamar a atenção deles e trabalhar com eles para resolver. Também pode significar que a incerteza não vale mais a pena. Você está dentro do seu direito de seguir seus caminhos amigavelmente se eles estiverem colocando seu fluxo de caixa em risco.
Então você ainda não foi pago. Mas você sabe por quê?
Ter alguma ideia de por que o pagamento do seu cliente não se concretizou é importante porque o próximo passo é conversar com eles sobre o assunto. Já mencionamos a palavra profissionalismo neste artigo e continuaremos a mencioná-la. O fato de você estar escalando o problema com seu cliente ou ponto de contato não significa que a polidez vai para o lixo.
Se você entrar em contato com um cliente depois que ele fizer o primeiro pagamento atrasado, ele provavelmente oferecerá uma desculpa sobre o motivo do atraso. Talvez eles simplesmente tenham esquecido, talvez seus contadores operem em um horário diferente, um ciclo de 90 dias versus um ciclo de 30 dias, ou talvez não estejam satisfeitos com o trabalho. Saber como falar com seus clientes após o primeiro pagamento vencido é fundamental, então aqui estão alguns cenários diferentes que você pode encontrar:
O Cliente Infeliz
Se o seu cliente disser que não ficou satisfeito com o trabalho que você executou, isso significa uma das poucas coisas. Ou eles são mais exigentes do que deixaram transparecer antes, seu trabalho realmente não estava à altura, ou havia algo no contrato que lhes deu a impressão errada.
Peça uma lista de coisas que eles gostariam de mudar. Depois de um diálogo de boa-fé, você provavelmente descobrirá que suas visões do produto final não estão tão distantes assim.
O Cliente Insolvente ou Inadimplente
Há uma chance de seu cliente estar atrasando o pagamento porque está tendo seus próprios problemas de fluxo de caixa. Talvez seja uma temporada lenta para eles, eles são um novo negócio e não encontraram o caminho certo, ou há outra razão completamente diferente.
Se você entrar em contato com eles e eles confirmarem que esse é o caso, considere oferecer um plano de pagamento que funcione para vocês dois. Pagamentos à vista são preferíveis por razões óbvias, mas às vezes você precisa ceder um pouco, incluindo distribuir o valor ao longo de algumas semanas ou meses.
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